KEUNTUNGAN IT DALAM PENGELOLAHAN DATA

• Digital versus Elektronik

Digital adalah bentuk kata sifat dari kata dasar
“digit” yang berarti angka atau bilangan. Istilah
digital diperuntukkan bagi kode-kode angka
yang digunakan untuk mencatat dan membaca
huruf, gambar, atau bilangan itu sendiri. Huruf
“A” dinyatakan dengan angka 65, sebuah garis
dinyatakan dalam angka-angka koordinat titiktitik
yang membentuknya, dan bilangan “1”
dinyatakan dengan angka 49.
Angka-angka tersebut kemudian diubah ke
dalam bentuk sistem bilangan berbasis dua yang
hanya memiliki lambang bilangan “1” dan “0”
sehingga dapat diterjemahkan lagi menjadi “on”
dan “off” sesuai dengan keadaan arus listrik.
Dengan demikian, secara digital huruf “A”
dicatat dan dibaca sebagai 0100 0001 yang
merupakan hasil pengubahan angka 65 pada
sistem bilangan berbasis sepuluh ke sistem
bilangan berbasis dua. Huruf “A” dapat dibaca,
disimpan, dan ditampilkan secara elektronik
dengan menandai keadaan “on” pada rangkaian
kedua dan kedelapan dari delapan rangkaian
listrik.
Jadi, data digital adalah data yang terdiri dari
angka-angka “1” dan “0” yang dapat diolah oleh
mesin elektronik (komputer) sebagai “on” dan
“off.” Pada komputer seluruh huruf atau
karakter, bilangan, dan gambar (diam atau
bergerak) dialihkan ke bentuk digital dan diolah
secara elektronik. Elektronik sendiri adalah
istilah untuk menyatakan penggunaan listrik,
biasanya listrik arus searah (DC).
Pengertian digital dan elektronik seringkali
kemudian bercampur-baur pemakaiannya.
Namun yang pasti kedua istilah tersebut
berkaitan dengan komputer. Oleh karena itu,
dokumen elektronik (atau digital) adalah dokumen yang dikelola dengan komputer. 

• Dokumen Berbasis Kertas versus Dokumen Elektronik

TIK telah menyebabkan informasi dicetuskan
dan dipindahkan menggelembung dan
mengglobal dalam waktu yang cepat. Informasi
dengan mudah juga dapat dialihmediakan dari
media yang satu ke media yang lain. TIK juga
mempengaruhi pekerjaan di bidang informasi.

Berbeda daripada dokumen berbasis kertas,
dokumen elektronik juga membuat titik sibak
(access point) menjadi lebih banyak, bahkan
penelusuran melalui setiap kata yang terdapat
dalam dokumen pun dimungkinkan. Dalam
pengelolaan dokumen elektronik, akses terhadap
informasi yang dikandungnya lebih berarti
daripada dokumennya sendiri.
Akan tetapi, sebenarnya, dokumen elektronik
tidak akan menggantikan dokumen berbasis
kertas dan perlu direncanakan untuk
mengakomodasikan keduanya.

• Perpustakaan Digital (Digital Library)

Sebenarnya perpustakaan digital sulit
didefinisikan. Perpustakaan digital dapat berbeda
arti bagi kelompok orang yang berbeda,
tergantung pada persepsi mereka terhadap
konsep perpustakaan digital. Kelompok orang dari ilmu komputer
menganggap bahwa perpustakaan digital adalah
sistem informasi yang berada dalam sebuah
jaringan komputer, sementara pustakawan
menganggap bahwa perpustakaan digital adalah
bahagian digital dari koleksi perpustakaan. Penyebabnya adalah pengunjung
perpustakaan tidak seluruhnya yang
menggunakan bahan pustaka di perpustakaan.
Tidak sedikit pengunjung yang memerlukan
membawa bahan pustaka dari perpustakaan
untuk dibaca di tempat lain. Tambahan pula,
membaca tulisan di layar monitor komputer
belumlah senyaman membaca tulisan di kertas.
Lebih jauh, tidak semua informasi yang tersedia
secara terpasang (online), kenyataannya masih
banyak informasi ilmiah yang dipublikasikan
dalam bentuk tercetak. Jadi, memahami cara
perpustakaan diorganisasikan dan cara penempatan koleksi masih tetap diperlukan.

Definisi perpustakaan digital yang lain:
1. perpustakaan digital tidak berdiri sendiri;
2. perpustakaan digital memerlukan teknologi
untuk mengakses berbagai sumber informasi
lain;
3. jaringan antarperpustakaan digital dan jasa
informasi diketahui oleh pemakai;
4. akses menyeluruh terhadap perpustakaan
digital dan jasa informasi merupakan tujuan;
5. koleksi perpustakaan digital tidak terbatas
pada dokumen yang tersedia, melainkan
meliputi artifak digital yang tidak dapat
direpresentasikan dan didistribusikan dalam
bentuk tercetak.

Perpustakaan digital memiliki koleksi bahan
pustaka yang tidak dibatasi oleh dinding dan
gedung mengingat informasi semakin banyak
yang dipublikasikan dalam bentuk elektronik.
Misalnya, pemakai dapat membaca isi majalah
di layar komputer (atau mencetak bagi dirinya)
dari New York Times, Business Week, atau
Newsweek. Pemakai dapat mengunjungi situs
lembaga pemerintah atau swasta dan dapat
membaca laporan, undang-undang, statistik, dan
publikasi lain secara online.

• Pengelolaan Dokumen Elektronik

Dengan pemahaman bahwa dokumen elektronik
adalah salah satu koleksi perpustakaan digital,
maka pengertian perpustakaan digital dapat
menjadi acuan pengelolaan dokumen elektronik.
Secara ringkas dapat dikatakan perpustakaan
digital tidak hanya menyediakan dokumen
elektronik namun juga menyediakan akses ke
sumber informasi lain yang tersedia secara
terpasang. Istilah terpasang mengacu pada
perangkat keras, perangkat lunak dan data yang
terkait padanya, dan kegiatan yang dilakukan di
dunia maya (cyberspace). Istilah ini populer
menunjukkan “tempat” di mana manusia
berinteraksi menggunakan jaringan komputer.